Procesos editoriales

Lineamientos generales

Los siguientes lineamientos son aplicables a la comunidad universitaria y público en general que requieran servicios editoriales para la publicación de libros impresos o electrónicos y para revistas institucionales. Es importante señalar que para su aplicación se complementan con los Protocolos para la Publicación de Libros y Revistas de la Universidad Autónoma de Querétaro, los cuales son imprescindibles para la recepción de proyectos editoriales y son entregados en las oficinas de la Dirección del Fondo Editorial Universitario a las personas interesadas.

Toda obra recibida bajo los Protocolos para la Publicación de Libros y Revistas dentro de esta Dirección, ya sea libro en edición propia de la UAQ o coedición y proyecto de revista académica o de divulgación, ingresa a un Archivo General de Publicaciones foliado en orden consecutivo para los servicios de asesoría, corrección de estilo, diseño editorial, maquetación, solicitud de registros y publicación de libros y revistas. Es indispensable que todas las propuestas para publicación cuenten con el aval de dictaminadores(as) que respalden el contenido y la pertinencia de la publicación, así como con la solvencia presupuestal de los gastos derivados de la edición de un libro impreso o electrónico o de una revista, costos que deberán ser cubiertos por la persona interesada o por la Unidad Académica correspondiente. Finalmente, para la recepción del Protocolo de Libros es requisito que la obra esté completamente terminada, mientras que para el Protocolo de Revistas éstas deben contar con el proyecto desarrollado en su totalidad, las políticas editoriales definidas y el visto bueno de la persona titular de la Unidad Académica respectiva.

Procedimiento general para libros y revistas

La persona interesada, estudiante, profesor-investigador(a), administrativo(a), escritor(a) o público en general, que tenga una propuesta para publicación, debe acudir a las oficinas de la Dirección del Fondo Editorial Universitario para recibir el Protocolo para la Publicación de Libros o el Protocolo para la Publicación de Revistas de la Universidad Autónoma de Querétaro, tanto para publicaciones monográficas (libros) como periódicas (revistas). Este Protocolo puede ser entregado también en las coordinaciones o áreas de publicaciones de las Facultades que cuentan con dichas dependencias. Para presentar un proyecto de publicación de libro es necesario que la obra esté completamente terminada, cuente con un proceso de arbitraje y con solvencia presupuestal. Para presentar un proyecto de publicación periódica es necesario contar con el proyecto y las políticas editoriales en su totalidad, la solvencia presupuestal y el visto bueno de su Facultad. En cada uno de los Protocolos para Publicación se detallan los procedimientos generales para la recepción de materiales.

Recepción del material para libros impresos o electrónicos

No se recibirán obras en proceso de escritura o que no estén acabadas por completo.
Es indispensable entregar, junto con los archivos impreso y electrónico de la obra, el “Formato de recepción del material para edición” y la “Carta de autorización para la presente edición” (Anexos 1 y 2 del Protocolo para la Publicación de Libros).
La obra debe contar con tres dictámenes previos, de los cuales al menos uno tendrá que ser interno y otro externo a la UAQ (ver Anexo 3 “Formato sugerido para la dictaminación de libros”); para su entrega con el resto de la documentación requerida, los dictámenes deberán encontrarse firmados y en hoja membretada por la dependencia o institución de adscripción.
Todo proyecto para edición deberá ser entregado en las oficinas de la Dirección del Fondo Editorial de la Universidad Autónoma de Querétaro, cumpliendo con los siguientes lineamientos:
1. Archivo impreso:
  
  -Engargolado, encuadernado o anillado.
  
  -Numerado consecutivamente desde la primera hasta la última página.
  
  -Con un índice de contenidos al principio del documento.
  
  -Impreso a doble espacio y por una sola cara, con márgenes mínimos de 2.5 centímetros por lado y en tipografía Times New Roman o Garamond de 12 puntos.
  
  -El aparato crítico debe cumplir con las normas de citación (APA en su más reciente edición).
2. Archivo electrónico:
  
  -Presentado en un CD. No se aceptarán propuestas entregadas en otros soportes (discos duros extraíbles, memorias USB, correo electrónico, etcétera).
  
  -Integrado en un solo documento, en formato Microsoft Word (archivos .doc o .docx).
  
  -Si el original contiene fotografías, ilustraciones o gráficas, éstas deben incluirse en el mismo CD, pero en una carpeta específica y en formatos JPEG (.jpg) o PNG (.png), con una resolución mínima de 300 ppi. Cada uno de estos archivos deberá estar etiquetado y numerado de acuerdo con el orden de su aparición en la obra a editar. Este departamento no cuenta con la tecnología necesaria para digitalizar documentos.
La obra debe contar con solvencia económica para su publicación, ya sea impresa o electrónica, por parte de las Unidades Académicas, áreas y dependencias universitarias o instancias públicas o privadas, según sea el caso.
Una vez entregado el proyecto para edición, la autorización de su publicación dependerá de los comités editoriales pertinentes y de la viabilidad de la propuesta. En caso de ser autorizada, será sometida a los procesos de edición correspondientes, para los cuales es importante considerar una duración de 6 a 8 meses, aproximadamente. Una vez realizado el registro de ISBN y concluida la publicación en formato impreso o electrónico, deberá gestionarse el trámite de comprobación para el cumplimiento del depósito legal, por lo cual deberán ser entregados en esta Dirección 10 ejemplares de la obra editada. Para más detalles de este proceso, favor de revisar con detenimiento el Protocolo para las Publicación de Libros de la UAQ, así como sus anexos respectivos.

Recepción del material para publicaciones periódicas

Antes de comenzar con la gestión de los trámites legales y de preparar la edición del primer número de una revista, las publicaciones periódicas deben cubrir los requerimientos indicados en el Protocolo para la Publicación de Revistas, contar con la aprobación y el respaldo académico y financiero de la Unidad Académica a la que pertenecen y disponer de la autorización de este Fondo Editorial, que evaluará la pertinencia del proyecto editorial.

Las Facultades y entidades editoras de publicaciones periódicas deben informar a la Coordinación de Publicaciones Periódicas sobre la creación, cancelación o modificación de las mismas, con la finalidad de gestionar los trámites legales necesarios respecto a la Reserva de Derechos al Uso Exclusivo y el registro de ISSN, así como la actualización de los datos en el portal de revistas universitarias de la UAQ. De igual manera, las publicaciones periódicas universitarias deben contar con los trámites legales vigentes en la Ley Federal del Derecho de Autor, los cuales deberán quedar consignados en el cintillo legal de cada uno de los números publicados. El uso correcto de esta información es responsabilidad y obligación de las y los editores de cada revista. En este sentido, las revistas institucionales deben cumplir los lineamientos generales siguientes:

Contar con un(a) editor(a), editor(a) responsable y equipo editorial como parte de la conformación de un equipo de trabajo.
Presentar el proyecto editorial de la revista donde se detalle, en extenso y puntualmente, la política editorial de la publicación.
Contar con una línea temática y ceñirse a uno de los dos tipos de publicaciones periódicas: científica o de divulgación.
Indicar su periodicidad sin ambigüedad, el número de fascículos que editará al año y las fechas que cubrirá.
Publicar al inicio del periodo declarado. En el caso de las publicaciones con periodicidades trimestral, cuatrimestral o semestral, se deberá hacer dentro del primer mes del periodo; por ejemplo, las revistas semestrales deben publicar en enero y julio del año en curso. En el caso de las anuales, se deben publicar los primeros días del mes declarado. (Publicar al inicio del periodo según la frecuencia es una característica de puntualidad, el cual es un criterio de ingreso y permanencia en los índices regionales e internacionales.)
Precisar en la portada los meses que comprende el periodo del fascículo y, en caso de contar con ISSN, indicar el número asignado en la parte superior derecha.
El comité editorial de la revista debe estar conformado en un 60% por integrantes externos.
Cada número de la revista deberá estar conformado por al menos 5 artículos.

Una vez aprobado el proyecto, esta Dirección dará apoyo y seguimiento puntual a las y los editores responsables para la gestión de los trámites de Dictamen Previo, Reserva de Derechos al Uso Exclusivo de un Título, el Certificado de Reserva de Derechos al Uso Exclusivo del Título y la Solicitud de Certificado de Licitud de Título y Contenido (este último proceso es aplicable únicamente a revistas en soporte impreso). De igual manera, se asignará un perfil de usuario dentro del portal oficial de Revistas UAQ para la gestión editorial de la publicación desde la plataforma OJS; es importante señalar que es indispensable que este proceso se lleve a cabo a través de dicho gestor editorial. Después de la publicación del primer número de la revista podrán iniciarse los trámites legales de registro y asignación de ISSN. Es obligación de las y los editores publicar en tiempo y forma y realizar la comprobación de ejemplares para el cumplimiento del depósito legal. Para más detalles de este proceso, favor de revisar con detenimiento el Protocolo para la Publicación de Revistas de la UAQ.

Lineamientos generales para la solicitud de registros de ISBN

Entregar por cada proyecto de edición los anexos que conforman el Protocolo para la Publicación de Libros de la UAQ, en las oficinas de la Dirección del Fondo Editorial Universitario.
Con la entrega del Protocolo, la persona interesada en publicar garantiza que la obra a editar cuenta con recurso asignado y tres dictámenes favorables, así como con las observaciones emitidas por las y los dictaminadores aplicadas a la obra final.
En caso de que la obra haya sido maquetada por editores externos a esta dependencia o a la UAQ, es indispensable enviar a esta Dirección los archivos de interiores y portada para la revisión respectiva por parte del Fondo Editorial Universitario, que cotejará los servicios aplicados de corrección de estilo y diseño editorial, así como el uso correcto del Escudo Universitario y la información adecuada en la página legal y el colofón.
Una vez que la obra cuenta con el visto bueno de esta Dirección, es necesario cubrir la tarifa de impuestos establecida por INDAUTOR por conceptos de ISBN y código de barras, según sea el caso, vigentes al 2024. La hoja de ayuda de pago de impuestos será otorgada por esta Dirección con la información precisa y el pago deberá ser realizado únicamente en ventanilla de banco (los pagos se realizan por separado y no se aceptan transferencias bancarias).
Se deberá solicitar el registro de ISBN al cierre de la edición y al menos quince días antes de enviar archivos a prensa o de publicarse en medios digitales. No se tramitarán registros de ISBN de obras que hayan sido publicadas con la leyenda “ISBN en trámite”.
Cuando se solicite el registro de ISBN a la UAQ como instancia editora, en portada deberá aparecer únicamente el Escudo Universitario; los escudos o logotipos de instancias colaboradoras de la edición aparecerán ubicadas en la contraportada del libro. En caso de coedición, en la portada deberán aparecer los escudos o logotipos de las instancias que tramiten registro de manera paralela en el Sistema en Línea del INDAUTOR; los escudos o logotipos de los patrocinadores o colaboradores deberán aparecer en contraportada.
En la portada, el título del libro debe contar con un tamaño mayor de letra que el subtítulo y deberán aparecer los nombres de autores(as) o coordinadores (as) de la obra.
En la página legal deberán aparecer el número de edición, el año de publicación, la dirección fiscal de la UAQ, la citación de derechos de autor y el número de ISBN liberado por el INDAUTOR.
En el colofón deberá indicarse al menos el lugar de impresión, la fecha de aparición asignada en la liberación del ISBN y el tiraje.
En el Anexo 4 del Protocolo para la Publicación de Libros se deberá indicar la información indispensable para ingresar la solicitud en la Agencia Nacional de ISBN; sin estos datos, es imposible completarla. En el rubro de autores(as), es necesario indicar nombre completo (nombres y apellidos, sin abreviaturas), rol y nacionalidad de todas y todos los autores de la obra (prologuistas, autores(as), coordinadores(as), ilustradores(as), fotógrafos(as), etcétera).
Al solicitar el registro, la obra será dada de alta en el Catálogo del INDAUTOR, para lo cual es indispensable enviar la reseña del libro y la portada en formato .JPG, información que se solicita en el Anexo 4 del Protocolo.
Para los libros impresos, además del ISBN, se deberá solicitar el código de barras correspondiente. Este requisito no aplica para las ediciones electrónicas.
Una vez publicada la obra, deberán ser entregados 10 ejemplares en la Dirección del Fondo Editorial Universitario para los trámites de comprobación de registros y depósito legal.

Lineamientos generales para la solicitud de registros de ISSN

Entregar la carta de aprobación de la Unidad Académica y el proyecto editorial aprobado conforme al Protocolo para la Publicación de Revistas de la UAQ, en las oficinas de la Dirección del Fondo Editorial Universitario. Con la entrega, el editor responsable garantiza que se cuenta con el recurso asignado y el respaldo de dicha Unidad.
Presentar material idóneo susceptible de ISSN, con contenido de carácter científico, docente y de investigación dirigido a un público determinado.
Tener vigente la Reserva de Derechos al Uso Exclusivo del Título con terminación 102.
Entregar a la Coordinación de Publicaciones Periódicas la información referente a la clasificación y categoría de la revista de acuerdo con el listado del INDAUTOR.
Contar con mínimo 5 artículos para considerar completa la publicación. En caso de que se asigne ISSN, es obligatorio cumplir con esta característica en cada fascículo.
Contar con portada, página legal y cintillo legal debidamente estructurados y correctos.
Antes de la publicación del primer número, se deberá atender a la revisión general de la Dirección del Fondo Editorial Universitario a través de la Coordinación de Publicaciones Periódicas.
A los recursos en línea no se les suministra un número ISSN antes de la publicación.
Con la publicación del primer número, es necesario cubrir la tarifa de impuestos establecida por el INDAUTOR por concepto de ISSN, vigente al 2024. La hoja de ayuda de pago será otorgada por esta Dirección con la información precisa y el pago deberá ser realizado únicamente en ventanilla de banco (los pagos se realizan por separado y no se aceptan transferencias bancarias).
Una vez asignado el ISSN, éste se debe mostrar de la siguiente manera:
- En el caso de publicaciones en línea (sitios web), el ISSN debe aparecer en la página de inicio, así como en la parte superior derecha de la portada y en el cintillo legal de cada número.
- En el caso de ISSN múltiples, si se edita una misma publicación en soportes diferentes (impreso y electrónico), sus respectivos números de ISSN deben figurar en cada versión, mencionando la información complementaria que las distingue entre sí. Por ejemplo:
  ISSN 1562-6865 (en línea) o edición en línea: ISSN 1562-6865
  ISSN 1562-6861 (impresa) o edición impresa: ISSN 1562-6861
- Para las revistas impresas, una vez publicadas, deberán ser entregados 10 ejemplares en la Dirección del Fondo Editorial Universitario para los trámites de comprobación de registro, certificado de licitud y contenido, y depósito legal.